A continuación te presentaré algunas herramientas digitales disponibles para la gestión del tiempo y un estrategia que quiero compartirte, que de seguro te ayudará a optimizar y organizarte en todo lo que haces.
En primer lugar quiero hablarte de Google
Calendar, la agenda electrónica que Google pone a nuestra disposición. Esta herramienta es sumamente útil para administrar nuestras tareas a lo largo del tiempo, nos permite crear diferentes calendarios, eventos periódicos, compartirlos con más personas, generar notificaciones y personalizarlas, programar reuniones y hangouts, entre otras tantas utilidades más. En la web encontrarás algunos tutoriales para aprender a utilizar esta aplicación, yo te recomiendo algunas instrucciones muy básicas para la creación de un calendario, que en resumen es un grupo de eventos agrupados por algo en común.
Es una aplicación web de gestión de proyectos, fácil de manejar e intuitiva, que de una manera gráfica, permite tener el control de todas las actividades y responsabilidades. Trello te ofrece la posibilidad de manejar tus proyectos individuales o grupales a través de tableros, listas y tarjetas, listas de chequeo, asignación de actividades a diferentes miembros y otras opciones más. Es una solución para la planificación de tareas complejas en las que se tienen que acoplar el talento de varias personas, pero que de forma individual facilita la asignación de tiempo y recursos a nuestras actividades diarias. Igualmente, si no estás familiarizado con esta aplicación, en internet puedes encontrar tutoriales para comprender su funcionamiento y potencial.
Con estas herramientas e información, ahora te propongo la siguiente estrategia para la gestión de tu tiempo.
Mi recomendación personal para la gestión del tiempo, tiene que ver con la planificación, control y evaluación de lo que queremos realizar durante el día, por lo tanto, debemos ser cuidadosos, disciplinados y rigurosos para tener bajo control, tanto los horarios como las tareas que realizamos.
Herramientas para la gestión del tiempo
Google Calendar
Puedes usar Google Calendar para programar tu día, semana o mes, recibiendo recordatorios en tu computador o teléfono inteligente, para que siempre tengas el control de tus actividades.
Trello
Es una aplicación web de gestión de proyectos, fácil de manejar e intuitiva, que de una manera gráfica, permite tener el control de todas las actividades y responsabilidades. Trello te ofrece la posibilidad de manejar tus proyectos individuales o grupales a través de tableros, listas y tarjetas, listas de chequeo, asignación de actividades a diferentes miembros y otras opciones más. Es una solución para la planificación de tareas complejas en las que se tienen que acoplar el talento de varias personas, pero que de forma individual facilita la asignación de tiempo y recursos a nuestras actividades diarias. Igualmente, si no estás familiarizado con esta aplicación, en internet puedes encontrar tutoriales para comprender su funcionamiento y potencial.
Técnica pomodoro
Esta técnica creada por Francesco
Cirillo en los años 80 argumenta que se consigue reducir la ansiedad que provoca el realizar una actividad a largo plazo, si ésta se desarrolla como una sucesión de eventos pequeños. A través de la técnica pomodoro se espera mejorar la concentración y la atención, reduciendo los distracciones, incrementando el conocimiento de nuestras decisiones y la motivación y reforzando la determinación para alcanzar las metas.
En la práctica, la técnica recomienda dividir la realización de las tareas en bloques de 25 minutos, concluido este bloque de actividad, se toma un descanso de 5 minutos, a este conjunto actividad-descanso, el autor lo denominó pomodoro, tomate en italiano. Adicionalmente, cuando se ha concluido con cuatro pomodoros, se debe tomar un descanso más largo (15 minutos), antes de volver a la siguiente actividad. De esta manera, todo lo que hemos planificado se desarrollará en varios pomodoros durante nuestra jornada.
Cabe resaltar que es tan importante el intervalo de actividad como el de descanso, este último debe ser utilizado para realizar tareas que no demanden un esfuerzo mental y que no estén relacionadas con lo que hemos planeado para el tiempo de actividad, se recomienda caminar, hacer ejercicios de estiramiento, organizar el escritorio, etc. Si seguimos este método con rigurosidad, el tiempo dedicado a nuestras actividades laborales será más productivo, porque le daremos al cerebro la oportunidad de refrescarse, memorizar y aprender sobre lo que hemos terminado.
Algo que podemos notar al ejecutar la técnica pomodoro es que requiere la planificación manifiesta de lo que queremos hacer, por lo tanto nos ayudará también a mantenernos en orden, pero si adicionalmente tomamos nota de la cantidad de pomodoros que hemos dedicado a un proyecto en particular, estamos más cerca de conocer con mayor precisión lo que necesitamos para cumplir con nuestras tareas, por lo tanto en el caso de los freelances, tendríamos más claro los plazos y presupuesto que ofreceremos a nuestros clientes, los estudiantes reconocerán el tiempo que demanda abarcar una temática y los trabajadores regulares no llevarán trabajo a sus casas. Existen muchas aplicaciones web y también para teléfono celular que facilitan la ejecución de estos intervalos de tiempo.
En la práctica, la técnica recomienda dividir la realización de las tareas en bloques de 25 minutos, concluido este bloque de actividad, se toma un descanso de 5 minutos, a este conjunto actividad-descanso, el autor lo denominó pomodoro, tomate en italiano. Adicionalmente, cuando se ha concluido con cuatro pomodoros, se debe tomar un descanso más largo (15 minutos), antes de volver a la siguiente actividad. De esta manera, todo lo que hemos planificado se desarrollará en varios pomodoros durante nuestra jornada.
Cabe resaltar que es tan importante el intervalo de actividad como el de descanso, este último debe ser utilizado para realizar tareas que no demanden un esfuerzo mental y que no estén relacionadas con lo que hemos planeado para el tiempo de actividad, se recomienda caminar, hacer ejercicios de estiramiento, organizar el escritorio, etc. Si seguimos este método con rigurosidad, el tiempo dedicado a nuestras actividades laborales será más productivo, porque le daremos al cerebro la oportunidad de refrescarse, memorizar y aprender sobre lo que hemos terminado.
Algo que podemos notar al ejecutar la técnica pomodoro es que requiere la planificación manifiesta de lo que queremos hacer, por lo tanto nos ayudará también a mantenernos en orden, pero si adicionalmente tomamos nota de la cantidad de pomodoros que hemos dedicado a un proyecto en particular, estamos más cerca de conocer con mayor precisión lo que necesitamos para cumplir con nuestras tareas, por lo tanto en el caso de los freelances, tendríamos más claro los plazos y presupuesto que ofreceremos a nuestros clientes, los estudiantes reconocerán el tiempo que demanda abarcar una temática y los trabajadores regulares no llevarán trabajo a sus casas. Existen muchas aplicaciones web y también para teléfono celular que facilitan la ejecución de estos intervalos de tiempo.
Estrategia
Mi recomendación personal para la gestión del tiempo, tiene que ver con la planificación, control y evaluación de lo que queremos realizar durante el día, por lo tanto, debemos ser cuidadosos, disciplinados y rigurosos para tener bajo control, tanto los horarios como las tareas que realizamos.
Primera hora de la mañana
Antes de empezar nuestro trabajo, recomiendo organizar el día, para ello se debe hacer una lista de los proyectos en los que estamos trabajando, las actividades que debemos ejecutar y las ordenamos por prioridad y duración, poniendo las mas importantes y que demandan más tiempo de primero.
Sugiero crear la lista dividiéndola en dos categorías: proyectos y actividades. Siendo los proyectos una clasificación más amplia y las actividades, son descripciones más puntuales de todo aquello que necesitamos hacer para culminar con éxito un proyecto. Para ilustrar esto, tomaré como ejemplo el proyecto denominado: escritura de una entrada para blog. Este proyecto tendrá como actividades y el tiempo que invertiré en ellas los siguientes: investigación de referentes bibliográficos (3 horas), diseño del diagrama de contenidos (1 hora), escritura (2 horas) y revisión (1 hora). Lo anterior estará distribuido a lo largo de un día de trabajo.
Con la lista hecha, introducimos en el Google Calendar cada uno de los eventos, asignándoles un tiempo adecuado. Sugiero abrir un calendario para cada proyecto y como es probable que pueda tardar más de un día, pues es este el momento para distribuirlo a lo largo de la semana o el mes y así asegurar que hemos presupuestado, al menos de una manera general, nuestra atención y dedicación en este propósito.
Podríamos pensar que dedicar este tiempo valioso de la mañana a esta tarea de planificación y organización no es algo productivo, pero con seguridad te darás cuenta que así se garantiza que a cada proyecto que tenemos, le corresponde desde el principio, una asignación de tiempo que nos ayudará a poner nuestras ideas y recursos en orden y por supuesto, evitar incumplir con nuestro trabajo. Por otro lado, se sabe que incluso cuando no hay motivación, asignarle una fecha y hora a una actividad, incrementa la probabilidad de que esta se haga, esto quiere decir que al poner por escrito nuestros proyectos, estamos aumentando nuestra consciencia de lo que debemos hacer, de cierta manera hemos redactado un pacto con nosotros mismos.
A continuación debes crear en Trello, un tablero para cada proyecto que anteriormente distribuimos en Google Calendar, lo que te servirá para llevar un control más preciso de las actividades a realizar y poder realizar una evaluación posterior. Dentro del tablero te recomiendo crear tres listas: tareas pendientes, tareas en ejecución y tareas terminadas (metodología kanban). En la lista de tareas pendientes, pondremos una tarjeta por cada una de las actividades que nos permitirán cumplir con ese objetivo y que todavía no empezamos a ejecutar. En tareas en ejecución irán las tarjetas de las actividades que en este momento estamos trabajando. Finalmente en tareas terminadas se ubicarán aquellas que ya hemos concluido. Continuando con el ejemplo anterior, para la actividad investigación de referentes bibliográficos, crearemos su tarjeta e introduciremos como información adicional una lista de chequeo con los siguientes ítems: búsqueda de artículos en google scholar, lectura de un capítulo de libro y revisión de blogs relacionados con la temática. Terminado el proceso de planificación y dándole orden a nuestro día, debemos empezar a ejecutar nuestro plan.
Con la lista hecha, introducimos en el Google Calendar cada uno de los eventos, asignándoles un tiempo adecuado. Sugiero abrir un calendario para cada proyecto y como es probable que pueda tardar más de un día, pues es este el momento para distribuirlo a lo largo de la semana o el mes y así asegurar que hemos presupuestado, al menos de una manera general, nuestra atención y dedicación en este propósito.
Podríamos pensar que dedicar este tiempo valioso de la mañana a esta tarea de planificación y organización no es algo productivo, pero con seguridad te darás cuenta que así se garantiza que a cada proyecto que tenemos, le corresponde desde el principio, una asignación de tiempo que nos ayudará a poner nuestras ideas y recursos en orden y por supuesto, evitar incumplir con nuestro trabajo. Por otro lado, se sabe que incluso cuando no hay motivación, asignarle una fecha y hora a una actividad, incrementa la probabilidad de que esta se haga, esto quiere decir que al poner por escrito nuestros proyectos, estamos aumentando nuestra consciencia de lo que debemos hacer, de cierta manera hemos redactado un pacto con nosotros mismos.
A continuación debes crear en Trello, un tablero para cada proyecto que anteriormente distribuimos en Google Calendar, lo que te servirá para llevar un control más preciso de las actividades a realizar y poder realizar una evaluación posterior. Dentro del tablero te recomiendo crear tres listas: tareas pendientes, tareas en ejecución y tareas terminadas (metodología kanban). En la lista de tareas pendientes, pondremos una tarjeta por cada una de las actividades que nos permitirán cumplir con ese objetivo y que todavía no empezamos a ejecutar. En tareas en ejecución irán las tarjetas de las actividades que en este momento estamos trabajando. Finalmente en tareas terminadas se ubicarán aquellas que ya hemos concluido. Continuando con el ejemplo anterior, para la actividad investigación de referentes bibliográficos, crearemos su tarjeta e introduciremos como información adicional una lista de chequeo con los siguientes ítems: búsqueda de artículos en google scholar, lectura de un capítulo de libro y revisión de blogs relacionados con la temática. Terminado el proceso de planificación y dándole orden a nuestro día, debemos empezar a ejecutar nuestro plan.
Durante el día
De acuerdo con el orden y siendo respetuosos con el tiempo, aplicamos la técnica pomodoro. Dedicaremos bloques de 25 minutos a cada actividad que hemos registrado en Google Calendar y Trello. También debemos actualizar en esta última, arrastrando las tarjetas desde la lista de tareas pendientes hasta la de tareas en ejecución y de allí a la de tareas terminadas, cuando las hayamos concluido. En este punto, Trello nos sirve para medir de una manera gráfica, el avance de nuestro trabajo, lo cual se traduce en motivación y satisfacción personal. Cómo de seguro estaremos muy concentrados, las notificaciones de Google Calendar, serán de mucha utilidad para saber cuando debemos abandonar una actividad y pasarnos a otra.
Al final del día
Llegó el momento de la revisión y evaluación, chequeamos lo que tenemos registrado en Trello y comprobamos si la asignación de tiempo que habíamos presupuestado se cumplió o no. Puede ser que algunas de las actividades las desarrollamos en menor tiempo, por ejemplo, para la investigación de referentes bibliográficos tardamos 2 y no 3 horas, por lo tanto para el siguiente proyecto de redacción de una entrada de blog, podemos tener una aproximación más precisa de la inversión que debemos hacer. Con las actividades cumplidas y las pendientes, ya tenemos el material necesario para empezar el día siguiente. Al principio puede parecer agobiante estar registrando y actualizando cada vez que hacemos algo, pero esto nos sirve como puntos de control, reservas de motivación y recompensas personales en lo que hacemos.
Personalmente he tenido problemas con el control del tiempo dedicado a estudiar y la ejecución de los trabajos en los que estado involucrado y he tenido que restar tiempo al descanso e incluso, dolorosamente, a mi familia también. La ciencia ha demostrado que establecer fecha y hora a nuestros compromisos, hace más probable cumplirlos, además el distribuir nuestro trabajo en pomodoros permite que nuestro cerebro se mantenga más activo y concentrado. Finalmente, evaluar y medir lo que haces, te permite planificar mejor tus futuras actividades, por lo tanto, espero que al igual que a mi, estas herramientas y la estrategia descritas, te sean de mucha ayuda para que optimices tu tiempo.
Sería muy útil escuchar tu opinión sobre este tema. ¿Te cuesta dificultad administrar tu tiempo?¿Se te hace difícil autoregularte y ser productivo?¿Cuáles son los retos con los que te enfrentas más a menudo para poder aprovechar óptimamente el tiempo en el trabajo o el estudio?¿Cómo lo has solucionado?
No hay comentarios:
Publicar un comentario